サイボウズ Officeにおける退職者のアカウント削除手順

1. ユーザーアカウントの「停止」と「削除」の選択

退職者のアカウント処理には、「停止」と「削除」の2つの選択肢があります。

• ユーザーの停止: アカウントの情報を残したまま、サービスの利用を一時的に停止します。
• ユーザーの削除: ユーザーアカウントと、それに紐づくすべてのデータをシステムから完全に削除します。

2. 一般的な削除手順

ユーザーを削除する際の一般的な手順は以下の通りです。

1. cybozu.com共通管理にアクセスする
   サイボウズ Officeの管理者権限を持つユーザーが実行します。
2. 対象ユーザーを選択する
   「組織/ユーザー」から、削除したいユーザーを探します。
3. ユーザーアカウントを削除する
   対象ユーザーの編集画面から、「ユーザーアカウントを削除」を選択します。
4. 最終確認と実行
   削除の確認ダイアログが表示されるので、内容をよく確認し、削除を実行します。この操作は元に戻せないため、慎重に行う必要があります。

3. アカウント削除前の注意点と事前準備

ユーザーアカウントを削除する前に、以下の点を確認・実行しておくことが重要です。

• 担当業務の引き継ぎ: 退職者が担当していたタスクや案件、スケジュールなどを後任者に引き継ぎます。
• データのバックアップと引き継ぎ: 退職者が作成した重要な文書やデータを、削除前にダウンロードしたり、別の担当者に引き継いだりしておきます。
• ワークフローや各種設定の見直し: 退職者がワークフローの承認者や回覧者に設定されていないか確認し、後任者に変更します。