Google Workspace 退職者のメールアカウント削除手順

Google Workspaceにおいて、退職者のメールアカウントを削除する際の一般的な手順をまとめました。セキュリティとデータ保全のために、以下の手順に沿って慎重に進めてください。

1. アカウント削除前の事前準備とデータ移行

アカウントを削除すると、紐づくデータ（メール、ドライブ、カレンダーなど）も削除されます。重要なデータは事前に移行またはバックアップしておく必要があります。

• 重要なデータの移行・バックアップ

  • メールデータの移行：後任者やアーカイブ用のアカウントに、メールデータを移行します。Google管理コンソールの「データ移行」機能が便利です。
  • Google ドライブのオーナー権限移行：退職者がオーナーになっている重要なファイル（共有ドキュメント、スプレッドシートなど）は、他のユーザーにオーナー権限を移行します。特に「共有ドライブ」にないファイルに注意が必要です。
  • カレンダーや連絡先の移行：必要に応じてカレンダーや連絡先をエクスポートし、後任者のアカウントにインポートします。

• セキュリティ対策とアクセス権の剥奪

  • パスワードの変更：最終出社日には、管理者コンソールからパスワードをリセットし、不正アクセスを防止します。
  • ログインクッキーのリセット：すべてのデバイスやブラウザから強制的にログアウトさせます。
  • 2段階認証の無効化：設定されている2段階認証やセキュリティキーを無効にします。

2. アカウントの削除手順

データ移行とセキュリティ対策が完了したら、以下の手順でアカウントを削除します。

1. Google 管理コンソールにログイン：管理者権限を持つアカウントでログインします。
2. ユーザー管理画面へ移動：左メニューから「ディレクトリ」→「ユーザー」を選択します。
3. 対象ユーザーの選択：削除したい退職者のユーザー名をクリックします。
4. ユーザーの削除：画面上部または右側にある「ユーザーを削除」をクリックします。
5. データ移行オプションの確認：表示されるデータ移行のオプションを再度確認します。
6. 最終確認と実行：内容を確認し、「ユーザーを削除」を実行します。