買掛、売掛、在庫の統合管理システム
このシステムの概要や開発経緯、システム関係者から見た食肉業界の情勢
食肉卸会社向け販売管理システムは改良を重ねて元帳計上以外に毎日のデリバリー業務には欠かせなくなってきました。出庫依頼、配送依頼、デリバリー明細書、納品書など毎日多くの印刷や色々な処理を行っていますので故障時の対策は重要です。オンプレミス運用の保守先各社には業務停止時間を最小限にするため空のコールドスタンバイサーバの設置をお願いしています。迅速にスタンバイサーバを立ち上げ業務再開が出来るように開発会社と共に準備をしております。
ホットスタンバイ環境も可能ですがコストとリスクを検証する必要があります。
出庫依頼や配送依頼をエクセルなどで作成して送付している食肉会社は未だに多いようです。商売が決まったらすぐに出荷手配をしますがこの組み合わせは色々あります。この販売管理システムは外冷、自社冷、自社便（自社の配送便）、外部運送会社への依頼書、仕入先や外冷まで商品を取りに行って指定された納品場所までの配送指示、複数納品場所の指定、外部冷蔵庫への出庫依頼などを印刷または配信(オプション)をします。
食肉卸では外部(自社)冷蔵庫出庫時に確定重量がわかります。入出庫、配送手配は原料の場合はケース数で手配を行い確定重量が届いてから計上、納品書発行をします。この販売管理システムは受注から納品書発行までの一連の処理をわかりやすく共有管理できます。依頼書などが印刷済みかどうかなど細部にわたり現状を見える化していますので全国の営業事務処理を一ヵ所に集約することができます。
仕入先の在庫をそのまま販売するいわゆる「つなぎ商売」では仕入、売上計上を容易に行えます。上記機能には不正防止対策を講じており運用ルールとセットで各監査法人の監査においても適正との評価を受けています。
軽減税率が議論されています。システム屋では変更需要が発生してうれしいかも知れませんが、ユーザー側では納税時や伝票の管理においては複雑になり海外の様にインボイスが必要になりシステム変更、運用人件費などのコストの増加になります。低所得者対策と言われていますが私にはそうは思えません。また販売管理システムや生産管理システムでの処理はより複雑になります。日本のように原料を輸入して加工品を輸出するような国では事務処理は簡素化する方が良いように思います。
さて販売管理システムと言う言葉はよく聞きますが、販売管理課、Sales Management Team、というような専門の部署を設置している会社は少なく、また営業部門、管理部門、監査部門に属したり各社まちまちです。業務課、販売促進課、営業管理として設置されている会社もあります。販売管理システムは販売管理規程の定める仕入規定、売上規定、在庫管理規定、与信管理規定、計上、出荷に関する各種規定の管理ツールとしての機能を要求されます。
IPO監査に置いては証券会社、監査法人にとって便利な部署になります。特にカットオフ監査では重要な働きをします。販売管理課やSMTの責任者は商法を勉強した方がいいでしょう。最低でも基本原則は理解する必要があります。在庫に関しては食肉業界では個別法、低価法の適用が多いようです。
食肉卸会社の方から「販売管理システムの導入をしたいのだがいいソフトはないですか？」と相談を受けました。早速ヒヤリングをさせて頂きました。ヒヤリングを進めて行きますと計上についてのルールがかなり曖昧で、在庫の管理もできていない状態でした。このような状態ではいくら新しいシステムを導入しても運用が追いつきません。顧客には「システムと運用が一体になって初めて導入効果が出ます」と説明します。色々ありますが例えば棚卸しから仕入、売上漏れや不正を発見できるような運用が理想です。また顧客は「システム導入で楽になる」と思っています。運用がしっかりできている会社ではその通りですが、今回の様なケースでは運用から変えて頂くことが必要ですので現場との摩擦が予想されます。その上今まで以上に労力が必要になります。今まで管理していなかった事を新たに管理するので当然なのですが顧客の中には「何のためのシステムや」と言われる方もおられます。顧客からすると「お金を払って面倒になる」と思うのでしょう。
GSCの食肉卸向け販売管理システムは在庫管理、与信管理、入出金予定管理などトータル的に管理するシステムです。運用にもよりますがこの販売管理システムは数々の監査法人より「適正」との評価を受けています。ここで「運用にもよる」というのは上場審査などでは二重チェックや誤謬防止の機能や運用が求められます。実際にシステムを使う側では「そこまで必要ない」というユーザーさんもいらっしゃいます。そこで会社にあった運用が出来るようにヒヤリングを行い提案をします。またシステムのカスタマイズも可能です。