食肉卸向け販売管理システムパッケージの特長

輸入原料(通関後)および国産原料買付後の卸売向けにデザインされた高機能の売掛、買掛、在庫の統合管理ができる販売管理システムです。生産管理、輸入管理(通関前)、勘定系はオプションになり連携することで徹底した二重入力の排除が可能になります、開発から約30年以上たちました。国内で約25社、100拠点の食肉、畜産会社様にご利用頂いておりますので業界特有の処理はすべて対応できていると自負しております。ご利用頂いている会社様のIPO審査時のシステム監査、IPO監査などで指摘されたことを全てのバージョンで実装し複数の監査法人様より「適正」※意見を頂いています、そのために電子帳簿保存法への対応が容易になっています。※「適正」意見には社内規定に基づいた運用監査に合格することが必要です

開発会社ではこの販売管理システムの他に通関前の輸出入管理、海外子会社、現地法人・パッカーなどとの連携、生産管理(自社・子会社・委託先)、生体・牧場管理、冷蔵庫連携(自社冷・外冷)、配車管理、運送会社連携、経理財務管理などを開発していますのでこのシステムとシームレスに連携が可能です(オプションになります)

【営業サポート】
今まで営業の方がエクセルなどで作業していた引取先、配送先などそれぞれにきめ細かな指示や指定ができる配送依頼書、デリバリー明細書、出庫依頼書、名義変更依頼書が手軽に印刷、そのデータを利用して計上処理ができます。また過去数年間の取引内容を瞬時に表示し再利用が可能です。入力間違い防止機能や入力した同じ商品や数量は二重入力解消機能で各種計上に利用できます。事務処理はキ-ボード操作に最適化していますので数百、数千行の素早い入力が可能です。30年以上にわたるユーザーとの意見交換にて改善されています。簡単便利な機能は数多く開発しましたが基幹システムとしての不正防止の観点から搭載されていないプログラムは多数あります、どこの会社でも通用する業界標準の仕様が現在のバージョンです。可用性と制限のバランスが重要になります。

【在庫管理】
在庫管理では滞留期間マスタ設定により滞留在庫ワーニング表示などが可能です。賞味期限管理では複数商品を振り替えてもその中で一番古い在庫情報が継承され法令に準拠しています。在庫棚卸照合表の印刷や重量精算に関するメニューが豊富です。統合管理システムですので在庫、売上、仕入などの整合性が確保され1円の差異も確認できます。在庫調整や評価替えなどの処理者を制限することで不正を防止できます。

【個体識別番号】
国産原料では法令に基づいた個体識別番号管理を実装しています。個体識別番号管理台帳や豊富な問い合わせ画面から瞬時に個体識別番号に応じた仕入先、社内売買、売上先の履歴の一覧表示が可能です。またいくつもの監査法人より適正意見を頂いております。
(この機能のみの提供はしておりません)

【売掛、買掛管理】
取引先管理では食肉業界独特の決済条件(国内)に対応しています。数百、数千行におよぶ買掛照合は支払い予定消込み機能と消込み進捗管理機能により支払い依頼書の作成をサポート、月末に集中する支払い処理などを事前に準備ができます、またさまざまな相殺処理に対応していますのでよく言われた「売掛はお葬式、買掛は結婚式」の照合消し込み作業を軽減しています。管理機能として詳細な入出金予定(得意先別、銀行別、日別)を容易に把握でき資金繰りに必要な情報で経営をサポートします。標準では勘定奉行への仕訳連携機能を搭載しています。企業間で送付される残高確認書の発行、差異管理、受取手形管理など過去30年で要求のあった機能を実装しています。

【与信管理】
与信管理では上限超えて入力処理できないような入力制御またはアラートを設定できます。与信設定は会社別、グループ別(連結会社グループ)など細かく設定ができます、また相殺を対象にするかどうかも設定可能です。与信管理表はよく使用される帳票です。

【管理部門サポート】
部門別管理のための社内売買が可能です。標準では最大99部門まで管理できます。部門別の利益状況とオプションの勘定系販管費などと連携してより詳細な部門別管理が可能になります。

【統制】
アクセスコントロールによる担当者別制御、二重チェック、誤謬防止、操作履歴、各種管理機能によりIPO、システム監査にて複数監査法人より「適正*」の評価を受けております。ご希望に応じて二重チェックや承認プロセスをスキップした運用も可能です。

*適正意見は社内規程、規定、規則などに基づいた運用によります。
*標準では個別法、実現主義に基づいた運用を想定しています。

このシステムは自社冷蔵庫の場合は社内ロット採番が必要です。

導入実績を教えて下さい

在庫カードの電子化

食肉卸における在庫管理の課題と電子化の難しさ

食肉卸業では、同じ品名でも仕入先や仕入価格が異なるケースがほとんどです。そのため、ショートプレートなど商品名は同じでも社内ロットを付与して個別に管理する必要があります。システム画面ではショートプレートがいくつも表示されます、営業担当者は利益によって評価されるため、仕入価格の低いロットを探して引当を行う傾向があります。

2000年ごろ以降では、システムの進化により深夜のバッチ処理ではなく、すべてリアルタイムで処理されるようになりました。つまり、売上を入力すれば在庫がリアルタイムで減る仕組みです。それゆえ一日数千行の処理を行う大企業では、データベースにオラクルを使用するケースもあります。

先日、システム説明のためにとある会社を訪問した時に「リアルタイム更新は可能ですか?」という質問を受けました。システム自体はリアルタイム更新に対応していますが、運用に時間がかかるケースが多いことを説明しました。これは、商売成立からシステムへの入力までにタイムラグが生じることを意味します。商売成立、外冷手配、配送便手配、確認書送付、納品書発行など、多くの手順を経るため、このタイムラグを解決しない限り、どんなシステムを導入しても結果は同じです。

在庫カード

在庫カード電子化の現状と課題

在庫カードの電子化は、食肉卸業界にとって解決できそうでできていない難しい課題です。最も早いタイミングである商売成立時点で即時入力を行い、システムからケースのみを在庫から引き当て、その後確定重量や単価などの情報を入力して納品書などを発行する方法も考えられます。しかし、現状では商売成立から数日後に入力依頼が上がってくるケース、先入れ先出しで無く仕入単価の安いロットを指定してくるケースなどこのような運用では到底在庫カードの電子化は難しいでしょう。

システム構築のポイント

システム構築には、会社の規模も重要な要素となります。全国に支店、出張所、関係会社があるような会社でも、得意先がエリア区分されている場合は、紙ベースの在庫カードで十分対応可能です。システム構築には費用がかかりますので、システム管理者は自社のニーズをよく調査した上で依頼する必要があります。

結論

運用の問題をシステムで解決することは重要ですが、根本的な解決には営業担当者による商売成立時の即時入力の徹底が不可欠です。この徹底が実現できれば、在庫カード(引当原票)の電子化も見えてくるでしょう。

電子帳票保存法への対応状況

食肉卸会社向け販売管理システムの基本部分は電子帳票保存法に対応可能な状態ですが運用によって対応状況が異なっています、中には国税に確認しながら大規模データベースを導入しペーパレス化、完全対応している会社もありますがほとんどの会社が未対応です。

対応が遅れている会社では電子帳票保存法に対応した社内規定、各種処理規則の整備を急ぐ必要があります。既にこのシステムには電子帳票保存法が要求している機能の大部分は実装済みです。これは今までIPO監査、複数監査法人によるシステム監査で適正意見を頂いている結果だと思います。特に訂正、削除履歴、アクセス権、ロック制御、操作履歴などは不正防止対策として機能しています。

規定類の他に電子帳票保存法への対応するにはシステムから印刷(FAX送信)される営業冷蔵庫への各種依頼書および確認書、運送会社への各種依頼書、取引先への各種確認書などを制御する必要があります。例えば自動送信(FAXなど)された情報類は変更・削除不可になります。今は可用性を優先していますので導入時には一部運用制限がかかりますので事前に社内で検討することをお勧めしています。これらの依頼書などの書類は取引関係書類として7年間保存が義務づけられていますがシステム導入で電子帳簿保存法対応になりますので紙保存の必要がなくなります。

電子帳票保存法は税務署員が調べに来たときにパソコンから全ての情報を正確に閲覧できる状態にするための法律です、このことは経営者にとっても可視化が可能になるので順次対応するようにお勧めしています。まずは社内規定の整備を急ぎましょう。システム側の変更は多くはありません、時間がかかるのは電子帳票保存法の理解と社内調整、規定の作成、運用の変更、手順書更新などの準備になります。

部課別売上集計問い合わせ メニュー番号 B-30、B-31、B-32 (2023年 OPTION UPDATE)

部課別の売上、重量、粗利を前年同日比ベースで当月、前月、前年を一覧で表示する画面をオプションアップデートしました、瞬時に同日比ベースで比較ができるので売上、計上状況を確認することができます。食肉卸でよく使用される部位別振替にカーソルを合わせるとセットばらし明細など部位別評価金額や得意先別情報ウインドウが開きます。全社の状況を一覧から明細までシームレスに表示します。

部課別以外にも得意先別はB-31、担当者別はB-32にて詳細を過去8年間のデータから確認できます。詳細マニュアルは実装時にお渡しします。なおこのシステムには全てのデータをCSVデータに出力する機能があります。

インボイス制度への準備状況

先日一般向けの納税協会主催の個人事業主向けインボイス制度研修を受けてきました、インボイス担当の税務署員から説明がありました、強調していたのは「何も難しくない」ことと「10%、8%の区分を記載」「T番号の記載」だけで今のままの請求書で問題ありませんと言う説明でした。

これから運用していくと色々と問題も出てくるかも知れませんが年間売上一億以上の大きな会社では経費関係で一部社内ルールの変更が必要になり以前にも増して領収書が重要になります。大変なのは自販機でコーヒーを購入した場合、経費にするにはその自販機の所在地を記載しなければならないなどウソみたいなルールになるようです。

最近は色々工夫されていまして、レシートそのものにT番号を印字しているものなど様々です。自販機にレシート発行機能、小さな飲食店でも小型レシート発行機が増えるかも知れません。しかし現状は小規模店舗ではレジの更新が進んでいませんし大きな企業でも対応はゆっくり進んでいます。