月次更新の必要性について

このシステムを導入されている会社の管理者の方と会うと「システムがリアルタイムで無い」「計上が遅い」などとよく言われます。今時リアルタイムで無いシステムを探すのは難しいですが、その原因は他にあります、私たち食肉卸売業で1日~2日計上が遅れても、経営上に大きな影響があるとは思えません、この業界でリアルタイムとは、現状を月次ベースで正確に把握し、課題を抽出することと思っています。毎日数千行の処理がされるシステムですので、日々でリアルタイム運用を求めるのはオーバースペックです。また負荷が大きく、営業は特に日次〆処理に多くの時間を取られます。基幹システムでは社内ルールを遵守することでリアルタイム運用を実現できますが大手でも数社ぐらいしかできていません。理由は取引先にも負担を強いる形になるからです。

食肉卸会社向け販売管理システムでは月次更新を行いますとデータがロックされる仕様になっています、ユーザー側では更新後に前月のデータを変更する事はできませんので訂正は当月に赤黒伝票を入れることになります。そこまでしてなぜ月次更新が必要なのでしょうか。

1.経営状況のリアルタイム把握
月次更新を行うことで、売上、利益、在庫状況などの経営指標を毎月正確に把握することができます。これにより、経営状況をリアルタイムに把握し、迅速な意思決定が可能になります。例えば、売上が低迷している場合は、販促活動の強化や商品戦略の見直しなど、早急な対策を講じることができます。

2.財務諸表の作成
月次更新で集計されたデータは、損益計算書や貸借対照表などの財務諸表の作成に利用されます。財務諸表は、企業の財務状況を外部に示す重要な書類であり、資金調達や投資判断などに活用されます。

3.税務申告の準備
月次更新で把握した売上や経費などのデータは、税務申告にも利用されます。正確な税務申告を行うためには、毎月正しいデータを更新しておくことが重要です。

4.業務効率の向上
月次更新を徹底することで、月末の締め作業の負担を軽減することができます。また、データの精度が向上することで、請求書発行や在庫管理などの業務効率も向上します。

まとめ
販売管理システムにおける月次更新は、経営状況の把握、予算管理、財務諸表の作成、税務申告、不正防止、業務効率の向上など、様々なメリットをもたらします。企業にとって重要なタスクであることを理解し、確実に実行することが重要です。電子帳簿保存法で定められた要件を満たすためには、「真実性」と「可視性」を確保することが必要になりますが月次更新により「真実性」を確保します。

月次更新をスムーズに行うためのポイント

販売管理システムの設定を適切に行う
入力漏れや誤入力、不正を防ぐための仕組みを導入する
定期的にデータの確認を行う
必要に応じて、外部業者に整合性確認を依頼する
月次更新を適切に行うことで、企業の経営をより効率的かつ効果的にすることができます。

Magic® xpa Application Platform 最新版への移行

1. はじめに

近年、食肉卸売業界における競争はますます激化しており、顧客満足度向上と業務効率化は喫緊の課題となっています。

従来の販売管理システムでは、モバイルデバイスへの対応不足や、開発コストの増加などの課題がありました。

2. Magic® xpa Application Platform 最新版の特徴

Magic® xpa Application Platform 最新版は、これらの課題を解決する次世代のアプリケーションプラットフォームです。

2.1 マルチデバイス対応

Web、モバイル、デスクトップなど、さまざまなデバイスに対応したアプリケーションを、ワンソースで開発することができます。

2.2 開発効率の向上

視覚的な操作でアプリケーションを開発できるローコード開発ツールにより、プログラミング知識がなくても、効率的に開発することができます。

2.3 その他の利点

  • 豊富な機能
  • 拡張性
  • 日本語対応
  • 導入実績
  • 将来の環境変化への対応

3. 食肉卸売会社における導入事例

3.1 導入前の課題

  • 従来のシステムはモバイルデバイスに対応しておらず、営業担当は顧客先で必要な情報にアクセスできない
  • システムの老朽化により、開発コストが増加

3.2 導入後の効果

  • モバイルアプリの開発により、営業担当は顧客先で必要な情報に迅速にアクセスできる
  • ローコード開発により、開発コストを大幅に削減
  • システムの拡張性により、将来のビジネスニーズにも柔軟に対応

4. まとめ

Magic® xpa Application Platform 最新版は、食肉卸売会社における販売管理システム開発環境を大幅に改善し、競争力を強化するソリューションです。

5. 次のステップ

最新版への移行をご検討ください。

5.1 資料請求

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6. 補足

最新の情報については、マジックソフトウェア公式サイトをご確認ください。

7. 用語解説

  • ローコード開発: コードを書かずに、視覚的な操作でアプリケーションを開発する方法
  • マルチデバイス対応: Web、モバイル、デスクトップなど、さまざまなデバイスで動作するアプリケーション
  • ワンソース開発: 異なるプラットフォームごとに個別にコードを書くことなく、一つのソースコードからさまざまなデバイスに対応したアプリケーションを開発する方法

8. 関連情報

在庫カードの電子化

食肉卸における在庫管理の課題と電子化の難しさ

食肉卸業では、同じ品名でも仕入先や仕入価格が異なるケースがほとんどです。そのため、ショートプレートなど商品名は同じでも社内ロットを付与して個別に管理する必要があります。システム画面ではショートプレートがいくつも表示されます、営業担当者は利益によって評価されるため、仕入価格の低いロットを探して引当を行う傾向があります。

2000年ごろ以降では、システムの進化により深夜のバッチ処理ではなく、すべてリアルタイムで処理されるようになりました。つまり、売上を入力すれば在庫がリアルタイムで減る仕組みです。それゆえ一日数千行の処理を行う大企業では、データベースにオラクルを使用するケースもあります。

先日、システム説明のためにとある会社を訪問した時に「リアルタイム更新は可能ですか?」という質問を受けました。システム自体はリアルタイム更新に対応していますが、運用に時間がかかるケースが多いことを説明しました。これは、商売成立からシステムへの入力までにタイムラグが生じることを意味します。商売成立、外冷手配、配送便手配、確認書送付、納品書発行など、多くの手順を経るため、このタイムラグを解決しない限り、どんなシステムを導入しても結果は同じです。

在庫カード

在庫カード電子化の現状と課題

在庫カードの電子化は、食肉卸業界にとって解決できそうでできていない難しい課題です。最も早いタイミングである商売成立時点で即時入力を行い、システムからケースのみを在庫から引き当て、その後確定重量や単価などの情報を入力して納品書などを発行する方法も考えられます。しかし、現状では商売成立から数日後に入力依頼が上がってくるケース、先入れ先出しで無く仕入単価の安いロットを指定してくるケースなどこのような運用では到底在庫カードの電子化は難しいでしょう。

システム構築のポイント

システム構築には、会社の規模も重要な要素となります。全国に支店、出張所、関係会社があるような会社でも、得意先がエリア区分されている場合は、紙ベースの在庫カードで十分対応可能です。システム構築には費用がかかりますので、システム管理者は自社のニーズをよく調査した上で依頼する必要があります。

結論

運用の問題をシステムで解決することは重要ですが、根本的な解決には営業担当者による商売成立時の即時入力の徹底が不可欠です。この徹底が実現できれば、在庫カード(引当原票)の電子化も見えてくるでしょう。

電子帳票保存法への対応状況

食肉卸会社向け販売管理システムの基本部分は電子帳票保存法に対応可能な状態ですが運用によって対応状況が異なっています、中には国税に確認しながら大規模データベースを導入しペーパレス化、完全対応している会社もありますがほとんどの会社が未対応です。

対応が遅れている会社では電子帳票保存法に対応した社内規定、各種処理規則の整備を急ぐ必要があります。既にこのシステムには電子帳票保存法が要求している機能の大部分は実装済みです。これは今までIPO監査、複数監査法人によるシステム監査で適正意見を頂いている結果だと思います。特に訂正、削除履歴、アクセス権、ロック制御、操作履歴などは不正防止対策として機能しています。

規定類の他に電子帳票保存法への対応するにはシステムから印刷(FAX送信)される営業冷蔵庫への各種依頼書および確認書、運送会社への各種依頼書、取引先への各種確認書などを制御する必要があります。例えば自動送信(FAXなど)された情報類は変更・削除不可になります。今は可用性を優先していますので導入時には一部運用制限がかかりますので事前に社内で検討することをお勧めしています。これらの依頼書などの書類は取引関係書類として7年間保存が義務づけられていますがシステム導入で電子帳簿保存法対応になりますので紙保存の必要がなくなります。

電子帳票保存法は税務署員が調べに来たときにパソコンから全ての情報を正確に閲覧できる状態にするための法律です、このことは経営者にとっても可視化が可能になるので順次対応するようにお勧めしています。まずは社内規定の整備を急ぎましょう。システム側の変更は多くはありません、時間がかかるのは電子帳票保存法の理解と社内調整、規定の作成、運用の変更、手順書更新などの準備になります。

食肉卸向け販売管理システムパッケージの特長

概要
この販売管理システムは、輸入原料(通関後)および国産原料買付後の卸売向けにデザインされた高機能なシステムです。牛肉、豚肉、鶏肉、その他食肉に対応しております。また原料商売以外の加工品、通信販売会社様でもご利用頂いております。

主な特長

売掛、買掛、在庫の統合管理と徹底した二重入力の排除
輸出入管理(通関前)、海外子会社、生産管理、勘定系との連携(オプション)
約30年の開発実績と25社、100拠点での導入実績
IPO審査時のシステム監査で複数の監査法人から「適正」※意見を取得
電子帳簿保存法への対応が容易

営業サポート機能

入出庫、名義変更、配送、デリバリー明細書など各種書類の印刷、送付機能
過去の取引内容の参照・再利用、各種依頼、明細書からの計上機能
入力間違い防止機能、二重入力解消機能
キーボード処理に最適化したことで数百、数千行の素早い入力に対応
業界標準の仕様

在庫管理機能

滞留在庫ワーニング表示
賞味期限管理、各セットばらしや振替え時の継承機能
在庫棚卸照合表の印刷
重量精算に関する豊富なメニュー
在庫、売上、仕入などの整合性確保
在庫調整や評価替えの処理者制限による不正防止

個体識別番号管理機能

国産原料の個体識別番号管理
個体識別番号管理台帳
豊富な問い合わせ画面
仕入先、社内売買、売上先の履歴の一覧表示
監査法人による適正意見取得

売掛、買掛管理機能

食肉業界独特の決済条件に対応
数百、数千行のスピーディな事前買掛照合機能
支払い予定消込み機能、消込み進捗管理機能
支払い依頼書の印刷
月末処理の事前準備
さまざまな相殺処理に対応し与信管理に連携
日別、銀行別入出金予定明細印刷機能
資金繰りに必要な情報提供
勘定奉行への仕訳連携機能
企業間残高確認書の発行機能
予実管理機能
受取手形管理

与信管理機能

与信上限超過時の入力制御・アラート設定
会社別、グループ別(連結会社グループ)などの詳細な設定可能
相殺対象設定
与信管理表の印刷

管理部門サポート機能

部門別管理のための社内売買機能
最大99部門までの管理
部門別損益状況の把握
勘定系販管費との連携による詳細な部門別管理

統制機能

アクセスコントロールによる担当者別制御
二重チェック、誤謬防止機能
操作履歴保存機能(削除や変更はできません)
IPO、システム監査で複数の監査法人から「適正」※評価取得
二重チェックや承認プロセスのスキップ機能

その他

開発期間:約30年
導入企業数:約25社、100拠点
監査法人評価:適正※
電子帳簿保存法対応:容易
オプション機能:自社冷蔵庫、輸出入、生産、勘定、海外、牧場、生体管理ほか
※ 適正意見は、適正な社内規規定・規則に基づいた運用によるものです。標準では個別法、実現主義に基づいた運用を想定しています。

このシステムは自社冷蔵庫の場合は社内ロット採番が必要です。

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